ATOME et les API Microsoft 365
Boostez ATOME avec Microsoft 365
Grâce aux API Microsoft 365, ATOME se connecte directement à votre environnement de travail : Outlook, OneDrive, SharePoint, Calendriers, contacts… Cette intégration permet de centraliser l’information, automatiser des processus, fluidifier la collaboration et garantir une sécurité optimale. C’est un véritable accélérateur de performance pour vos équipes.
Un paramétrage sera à effectuer pour pouvoir accéder aux API de Microsoft, ce paramétrage se fait via le portail AZURE et nécessitera de connaitre le code et mot de passe de l’administrateur, ceci peut être fait en collaboration avec le gestionnaire de votre prestataire Exchange.
Des éléments de paramétrage seront aussi nécessaires dans ATOME.
Envoi d’un mail et suivi dans vos éléments envoyés Outlook
Lorsque vous envoyez un mail depuis ATOME avec les API Microsoft, ce mail sera automatiquement ajouté à vos éléments envoyés pour un meilleur suivi.
Lors de l’envoi d’un mail, il apparaitra bien sur la boite de réception du destinataire, ainsi que sur les éléments envoyés de l’expéditeur.
Récupération d’un mail dans un document GED
D’abord choisir un dossier mail qui sera proposé la prochaine fois, puis cliquer sur le bouton de recherche mail.
Si il existe plusieurs PDF dans le mail, ATOME vous demandera si vous souhaitez créer les autres documents.
Les mails contenant un ZIP seront automatiquement dézippés pour avoir la liste des éléments en pièce jointe.
Sur les écrans de gestion des documents GED dans les programmes ATOME COMPTA, ATOME GESTION et ATOME INTERIM vous retrouverez ces deux boutons pour importer depuis SHAREPOINT ou depuis un mail.
Import d’un mail dans la gestion des factures scannées
Le programme permet d’importer une facture fournisseur envoyée par mail.
Pour que fournisseur soit retrouvé automatiquement, il suffit que l’expéditeur du mail soit créé dans les contacts du fournisseur.
Pour que le programme retrouve les principales informations du contenu de la facture, il faut qu’un modèle OCR lié au fournisseur existe.
Il suffira ensuite dans la liste des factures d’achat de vérifier / compléter les informations de la facture.
Import d’un contact Outlook dans ATOME
Une recherche de vos contacts permet d’importer une fiche dans ATOME.
Il est aussi possible d’exporter un contact ATOME vers Outlook.
Affichage d’un calendrier partagé
Possibilité d’afficher et de modifier un Agenda partagé dans ATOME
Cet agenda reprend les évènements saisis dans Outlook, les codes couleurs correspondent aux catégories de couleur définies dans Outlook.
Création d’un évènement dans le calendrier Outlook
ATOME permet de créer un rendez-vous dans Outlook.
De même toute modification ou suppression depuis ATOME agira sur le calendrier.
Création automatique d’un évènement depuis un contrat
Une option d’ATOME permet de créer dans le calendrier partagé un évènement de prise de poste depuis la création du contrat.
Gestion des Tâches avec Microsoft et ATOME
Une tâche est un élément à faire ou à suivre dans le cadre de votre travail ou de votre organisation personnelle. Microsoft 365 offre plusieurs outils intégrés pour créer, gérer, suivre et collaborer autour de tâches.
Vous pouvez gérer des tâches personnelles ou en équipe, transformer un mail en tâche (gestion du suivi des mails), gérer des tâches ponctuelles ou récurrentes.
Dans Outlook, la gestion des taches est accessibles par un bouton : , si il n’est pas présent, cliquer sur le bouton « Applications » pour ajouter l’application « ToDo ».
La gestion des tâches ressemble à cet écran :
Les tâches sont maintenant gérables depuis les outils ATOME
Création Action client et génération Tâche Outlook
Depuis la création d’une action client, il est possible de créer une tâche OUTLOOK
En cochant la case sur l’action client, ATOME vous ouvre la définition d’une tâche OUTLOOK qu’on retrouvera si vous validez l’écran.
Gestion du Planificateur Microsoft et son intégration ATOME
Microsoft Planner permet à toute équipe de gérer ses tâches simplement, visuellement et de façon collaboratives tout en s’intégrant parfaitement à l’écosystème Microsoft 365.
Le planificateur a une ergonomie intuitive en Kanban, est accessible via Teams, permet une collaboration fluide et une vision claire de l’avancement en mode tableau, graphique, liste ou agenda.
Le Planificateur Microsoft :
Le Planificateur ATOME :
